党委(院)办公室

部门概况

办公室(党办)工作范围、岗位职责



一、工作范围

   学院办公室是在院党、政领导下行使管理职权的综合性机构,其主要工作范围有党务、院务、联络、文档、外事等。部门职责如下:

1、贯彻执行党的方针、政策和上级部门的指示、决定。

2、负责组织起草党政综合性工作报告、总结、规划和决议等文件;组织拟订全院性规章制度。以学院名义发布通知、通告等。

3、负责院党政领导公务活动的联络和安排。

4、负责组织安排院党委和行政办公会议议程,对重要会议形成纪要,并督促检查会议决定的贯彻执行情况。

5、负责组织全院信息的采集、整理,办理全院的综合统计和上报工作。

6、负责组织协调各行政职能部门共同办理的综合性工作。

7、负责院的外事工作,制订外事计划及其管理接待工作。

8、负责上级领导机关和院级兄弟单位间的接待联络、交流工作;处理来信、来访及其有关事宜。

9、负责上级公文的收发、批阅、传阅、催办、落实、归档及管理工作。

10、负责全院发文的审核、归档工作。

11、负责院综合档案的立卷、保管、借阅工作。

12、负责院党政印章、介绍信掌管工作。

13、完成院党政领导交办的其他工作。


二、岗位职责



学院办公室主任岗位职责



1、按照院党政办公室职责,拟订办公室工作计划,主持统筹办公室的日常工作。

2、负责起草学院党政综合性工作计划、总结、规划和决议等文件。

3、负责组织安排院级会议,确定议程,作好记录,形成纪要,并督促检查会议决定的贯彻执行情况。

4、根据院领导指示和有关会议决定,组织草拟和发布通告、通知、会议纪要及其他文件。

5、及时处理院内呈报的文件及材料,及时批转上级文件,急件随时随批转办。

6、负责院外事工作。

7、负责做好院级对外联系和接待上级机关领导与兄弟单位行政领导来院检查工作,参加会议、参观访问等工作。

8、负责组织协调各部门共同办理的综合性工作和全院性的大型活动。

9、协助院党政领导抓好体制改革,建立健全规章制度,实现管理工作科学化、制度化。

11、负责本部门工作人员的职责履行情况和聘任考核工作。

12、认真完成领导交办的其他工作。




学院办公室副主任岗位职责(一)


1、 协助主任分管党务、外事、联络、接待工作。

2、 负责制定党委年度工作计划、总结,负责会议议程及有关文件的起草,并按党委要求,及时做好决议的贯彻和督促、检查。

3、 负责制订年度外事工作计划与总结,外事工作的联络、

接待以及外籍专家的日常管理工作。

4、 负责分管各类会议的会务工作。

5、 负责来信来访事宜和有关活动的接待工作。

6、 承办上级交办的其他工作。



学院办公室副主任岗位职责(二)



1、协助主任分管文秘、档案、信息工作。

2、负责组织学院综合性文件的起草。

3、负责学院对外行文的文字核稿工作。

4、负责检查、指导文书、档案、机要室工作,及时做

好重要文件阅批的催办工作。

5、协助领导组织有关部门进行信息统计分析、专题性

调研工作。

6、承办上级交办的其他工作。





行政秘书(信息联络)岗位职责



1、负责草拟院行政工作计划、总结报告、规划、决议等文件,组织拟订全院性规章制度,以学院名义发布的规章制度及通知、通告等,并检查督促贯彻执行。审核各有关职能部门代院行政起草的各类文稿。

2、负责组织安排各类院级行政会议,确定议程、处理会议文件、做好记录,对重要会议形成纪要,并督促检查会议决定的贯彻执行情况。

3、配合学院中心工作,深入调查研究,为领导决策提供有价值的信息和咨询意见,主动当好参谋、助手。

4、 做好上情下达、下情上达工作,协助办公室领导组织协调各部门的工作。

5、掌管学院印章和院长印章,负责开具对外联络的行政介 绍信。

6、完成学院大事记的记录工作。

7、做好有关文稿的立卷、归档工作。

8、完成领导交办的其他工作。

党务(机要)秘书岗位职责

1、负责院党委序列的公文的处理。包括公文的签收、登记、分发、传阅、办理、整理、保管;发文的登记、发送等工作。

2、做好会议的准备工作(包括文字、程序等)

3、负责会议记录,承担党委文件的起草,并做好对承办部门承办情况的落实、检查、督促工作。

3、掌管学院党委印章及书记印章。

4、配合党委中心工作,深入实际调查研究,为党委决策提供有价值的咨询意见。

5、做好有关文件、文稿的归档工作。

6、完成领导交办的其他工作。

外事干事(文书)岗位职责

负责外宾的接待工作。

2、负责对外籍专家、外籍教师的邀请、联络和接待工作,并做好其生活安排及日常管理工作。

3、负责外事活动中外宾赠送礼品的登记、管理以及赠送外宾礼品的置办工作。

4、负责外事文件的收发和存档。负责外事文件、资料的翻译工作,承担临时的翻译工作。

5、 做好文书登记工作、分文和批办工作。

6、 做好办毕文件的归档工作。

7、 负责院办内勤工作。

8、 完成领导交办的其他工作。




文 印 岗 位 职 责



1、承担学院文件、资料的文印工作。

2、严格执行保密制度,遵守保密纪律。

3、严格执行文件打印的审批规定,不私自接受任务。

4、接受任务态度积极,遇到紧急任务,保证准确及时完成任务。

5、努力做到复、打印件的准确、美观、清晰,保质保量,不出差错,不拖欠,不延误。

6、做好打印文件的归档、收存工作。

7、负责本部门设备的使用、维护以及常用耗材的购置工作。

8、领导交办的其他工作。




综合档案室岗位职责



   总职责:负责全院档案材料的收集、整理、保管、查借、利用、统计工作。

1、认真贯彻执行档案工作的法律、法规和有关规定,建立健全档案工作的规章制度,认真做好档案的宣传工作。

2、熟悉学院的沿革、变迁、概况、现行体制和机构设置,了解各机构职能和工作任务,按照归档范围及时完整地收集档案材料,进行立卷、归档工作。

3、努力使档案的管理符合科学化、规范化、系统化要求,切实维护档案的完整和安全。

4、熟悉库藏,积极开发档案信息资源,做好提供利用工作,充分发挥档案的作用,更好地为学院教学和各项工作服务。

基础工作:

(1) 校务类 (4) 基建类

(2) 教学类 (5) 财会类

(3) 个人类 (6) 实物类

保管工作:

(1)针对艺术档案保管难的问题,每天做好温湿记录,及时通风、调节温度,做好防虫、防霉工作,保持库房清洁。

(2)定期检查做好修补工作。

(3)根据保管期限,做好档案造册、报批、销毁工作。

提供利用、编研工作:

按制度做好档案查阅和外借工作、督促催还工作,及电话查询档案工作,制发档案复制本(复印、照片加印)更好地为利用者服务。

根据档案内容编制以下参考资料:

(1)组织机构沿革

(2)大事记

(3)全宗介绍

(4)汇编(规章制度、发文、考核结果等)

(5)基础数字汇集(每年教职工数,学历情况,毕结业生数,获奖情况)

(6)专题介绍



收发室外收发员岗位职责



1、 负责全院报刊、信件、公文的接收、分捡。

2、 负责师生员工个人的包裹、汇款单挂号信件的接收、登记、

签发。

3、 负责全院以及教职员工的个人报刊的订阅。


李旭芳为党办(院办、外办)副主任(主持工作)

岑鹉为院办公室、外事办公室(港澳台办公室)副主任。