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关于印发《浙江省民政厅机关公文管理办法》的通知

　　浙民办〔2007〕127号

　　厅机关各局处室、厅直属各单位：

　　现将《浙江省民政厅机关公文管理办法》印发给你们，请遵照执行。

　　二○○七年七月二日

　　浙江省民政厅机关公文管理办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为促进厅机关公文处理规范化、制度化，进一步提高公文管理工作水平，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)和《浙江省人民政府关于贯彻执行〈国家行政机关公文处理办法〉的意见》(浙政发〔2001〕5号)，结合我厅实际，制定本办法。

　　第二条 厅机关制发的公文(包括电报，下同)，是指在民政厅机关运行过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻中央、省委、省政府和民政部的方针、政策、法规和要求，发布工作制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，提出意见，报告情况，交流经验的重要工具。

　　第三条 厅机关公文管理分为收文管理和发文管理。

　　收文管理一般包括签收、登记、分发、传递、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

　　发文管理一般包括拟稿、审核、签发、会签、定密、校对、用印、登记、分类、分发、立卷、归档、销毁等程序。

　　第四条 厅办公室是厅机关公文的主要管理部门，主管厅本级并负责指导各直属单位的公文管理工作。

　　厅办公室和厅机关各局处室应配备、指定专职或兼职文秘人员负责公文管理工作。

　　第五条 公文管理应做到及时、准确、安全，并严格执行国家有关保密的规定。公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等各个环节，要分工明确、职责清楚。

　　第六条 以厅和厅办公室名义制发的公文，要严格执行国务院公文管理规定。以厅党组名义制发公文，要按照中央和省委有关规定办理。

　　以省政府设在我厅的各领导小组及办公室名义印发公文，办理程序参照厅公文制发规则进行。

　　第二章 公文种类

　　第七条 厅机关公文，依据不同内容和要求，分别采用：厅文件、厅函、厅公告、电报、厅党组文件、厅办公室文件、厅办公室函、厅人事教育处文件等形式印发。

　　第八条 向上级报送请示、意见、报告，向下级传达贯彻国家方针政策，发布指导性、指令性意见，印发规范性文件，制订厅机关通用标准、规范，人事任免、奖惩，以及其他必须以省民政厅名义办理的事项，以厅文件形式下发。其他以厅名义办理的事项，可用厅函或厅办公室文件、函。

　　向省委及其直属有关部门的请示、报告、函，向厅机关、厅直属单位传达贯彻党中央、省委的重要决定和指示，重大活动的安排和部署，干部管理和组织建设，一般用厅党组文件。干部人事劳动工资等管理工作中的日常事项用厅人教处文件。

　　第九条 厅机关常用的公文种类主要包括：

　　(一)决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排；纠正或撤销下级机关不适当的决定。

　　(二)通知

　　用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布标准、规范和不含处罚条款的规定；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；批转下级机关的公文；任免和聘用干部。

　　(三)通报

　　用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

　　(四)公告

　　用于宣布重要事项或法定事项，以及应当遵守或者周知的事项。

　　(五)报告

　　用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　(六)意见

　　用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　(七)请示

　　用于向上级机关请求指示、批准。

　　(八)批复

　　用于答复下级机关的请示事项。

　　(九)函

　　用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准。

　　(十)会议纪要

　　用于记载和传达会议情况和议定事项。

　　(十一)电报

　　用于紧急事项的通知或通报。

　　第三章 公文格式

　　第十条 厅文件、厅党组文件一般由发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　(一)公文眉首，一般是指首页横线以上，包括发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等内容。眉首部分，上行文占1/2，其他公文占1/3。

　　(二)发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

　　(三)发文字号，包括机关代字、年份、序号，一般置于发文机关名称之下、横线中央之上。联合行文，只标明主办机关发文字号。

　　(四)公文秘密等级分为绝密、机密、秘密三个等级，注在文件首页右上角。绝密、机密公文应当标明份数序号。

　　(五)公文紧急程度分为特急、急件两种，电报分为特提、特急、急件三种，注在公文首页右上角。上注紧急程度，下注秘密等级。

　　(六)上行文，要在文件首页，发文机关名称之下、横线之上右侧注明签发人、会签人的姓名；横线之上左侧注明发文文号；其中“请示”及作为上行文的“意见”还应当在附注处注明公文承办人的姓名和联系电话。

　　(七)公文标题，一般应标明发文机关名称、公文主要内容、种类。标题文字应力求扼要简短，除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　(八)公文主送机关是受理公文的主要机关。公文主送机关名称应当用全称或规范化简称，位于正文的左上方顶格排印。公文主送机关名称的排列，原则上应根据发文的内容和对象确定。

　　没有抬头的公文，主送机关注在分送栏中位于抄送机关之上。

　　(九)成文日期一般以厅领导最后签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报以发出日期为准。特殊情况可以印发日期为准。人事任免方面的公文，以会议决定日期为准。

　　公文除会议纪要、电报外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

　　(十)公文如有附件，应在正文之下、公文落款之上注明附件顺序和名称。公文和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明公文的发文字号。

　　(十一)公文附注(如“此件不公开报道”等)注在公文落款(印章)之下，并用括号括起来。

　　(十二)主题词，标引在公文末页左下端，分送栏之上，按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列，数量不超过5个词。

　　(十三)分送栏，设在公文末页下端、公文印发机关栏之上。抄送机关一般按照党、政、军、群的顺序排列，如遇特殊情况，按照有关规定或通用惯例排列。

　　(十四)印发机关栏，设在文件末页最后一行。印发机关统称浙江省民政厅办公室。印发日期一般为送印日期。

　　第十一条 厅办公室、人教处文件一般由公文名称、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关和日期等部分组成。眉首印机关全称，位置占首页的1/3。

　　第十二条 省民政厅函、厅办公室函，眉首印机关全称，发文字号放在横线右下角、标题之上。秘密等级和紧急程度注在横线左下角、标题之上。分送栏在文件末尾。

　　第四章 行文规则

　　第十三条 省民政厅可以向省委、省政府和民政部行文报告工作、请求指示；可以向各市、县(市、区)民政局发出业务指导性文件；可以向厅直属单位发出指导性文件；可以向省直机关行文；可以同省政府各部门、各设区市人民政府以及同级人民团体联合行文；可以根据省政府授权答复各市人民政府请示省政府的具体业务问题。

　　第十四条 厅办公室可以向各市、县(市、区)民政局、办公室，省政府各直属机构办公室，以及其他不相隶属的单位行文。厅人教处可以向厅属单位就有关人事、劳动、工资等事项行文。

　　第十五条 各局处室向厅报告工作，请求指示，由主要负责人向厅长或分管厅领导写便签，不必专门行文。

　　厅机关各局处室之间一般不互相行文；必须行文时，可采用便函。

　　第十六条 行文以不越级为原则，应按隶属关系逐级上报或下达。

　　凡属下列情况之一的可以越级行文：

　　(一)逐级转送将会造成损失的特别紧急事项；

　　(二)必须直接下达到有关单位或者指定越级上报的事项；

　　(三)对个别问题的询问或答复。

　　越级发送的公文，应同时抄送被越过的单位。

　　第十七条 向上级机关的请示，应主送一个机关，不得多头主送。

　　第十八条 请示应一文一事；除领导同志明确指定、直接交办的事项外，请示一般不直接送领导个人，不送领导同志秘书，也不抄送下级机关；请示的事项不能夹在报告之中。如领导有特别交待，或必须经领导亲自审批的，可用便函形式报送给领导本人，但不能编正式文号。相关审核程序不变。

　　第五章 公文拟制

　　第十九条 拟制公文应当做到：

　　(一)符合法律、法规，以及党和国家方针、政策。

　　(二)全面、准确地反映客观实际情况，制定的政策、措施切实可行。

　　(三)完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

　　(四)观点明确，条理清楚，内容充实，结构严谨，表述贴切，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。

　　(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应写具体年、月、日。

　　(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

　　(七)必须使用国家法定计量单位。

　　(八)用词用字准确、规范。文内使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。

　　第二十条 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第二十一条 公文拟制要注重质量和效率。起草重要公文，应当由承办局处室主要负责人主持、指导调查研究和充分论证，征求有关部门的意见，专门召开局处室会议讨论研究。拟发厅或厅办公室文件的公文文稿，承办局处室必须经主要负责人审核签署意见后，送厅办公室核稿。

　　第二十二条 凡涉及两个以上处室、直属单位职权范围的事项或涉及省政府其他厅局的事项，应当发厅文件。厅文件应当由职权为主的局处室起草，并做好会签工作。

　　第六章 公文审核

　　第二十三条 厅机关公文实行严格审核把关制度。厅办公室应指定专人负责核稿工作。各局处室也要指定专人负责文稿的起草、审核工作。

　　第二十四条 厅办公室核稿的主要内容是：

　　(一)是否需要行文；

　　(二)报批程序是否符合规定；

　　(三)是否符合法律、法规和相关政策；

　　(四)是否完整准确体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；

　　(五)涉及有关部门、地区业务的事项，是否经过协商、会签；

　　(六)所提措施和办法是否切实可行；

　　(七)文种使用、公文格式、文字表述等是否符合本办法具体规定。

　　第二十五条 各局处室代拟稿的厅发文、厅党组发文、厅办公室发文文稿，需要进行重大修改的，厅办公室提出意见后，由主办局处室负责修改。

　　第七章 公文会签

　　第二十六条 代拟稿内容如涉及其他局处室或地区业务事项，主办局处室应主动做好协商、会签工作。

　　第二十七条 厅发文涉及其他部门的，各主办局处室应先做好沟通协调，经核稿、厅领导先签署意见后，再送往会签的部门。

　　有分歧意见时，厅主办处室主要负责人应主动与协办部门处室协商，尽可能协商解决问题；经协商仍不能取得一致意见时，由厅长或分管厅领导出面协商；确难取得一致意见的，应按省政府的要求，注明各方意见和理由并提出建设性意见，报省政府办公厅协调或裁定。

　　第二十八条 文稿内容涉及多个局处室的，主办处室要主动征求有关局处室的意见，认真进行协商和会签；经协商不能达成一致意见的，应报经分管厅领导或厅长协调一致后方能发文。意见不一致的文稿不得行文。

　　第二十九条 规范性文件必须经厅政策法规处审核会签后方可提交厅长办公会议或厅领导审定。发文后，一个月内报请省政府备案。

　　第八章 公文签发

　　第三十条 厅党组文件，由厅党组书记签发，或由党组书记委托厅党组领导签发。

　　第三十一条 以厅名义印发的文件，一般由分管厅领导签发；重要文件须经分管厅领导审核同意后报厅长签发。

　　报省委、省政府、民政部等上级部门的公文，经分管厅领导审核后，由厅长签发；厅长出国出差期间，由厅长委托的厅领导签发。上报公文要注明签发人。

　　第三十二条 厅办公室文件，一般由主任或分管副主任签发；重要文件经主任审核，报分管厅领导或厅长同意后印发。

　　第三十三条 与其他部门联合行文，先由厅领导签发，再送其他部门签发。

　　第三十四条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并签署姓名和审批日期；其他审批人有不同意见时，应当明确表示；实行圈阅的，圈阅则表示同意。

　　第三十五条 已经领导签发的文稿，一般不得修改；需作修改时，应报签发的领导同意。

　　第三十六条 厅发文的运转程序：

　　(一)发文文稿经代拟的局处室主要负责人审核后，送厅办公室。文稿内容如涉及其他局处室的，先送有关局处室会签，再送厅办公室。

　　(二)厅办公室应对各局处室报送的文稿签收登记，经核稿同志审核并送厅办公室主任或分管副主任复核后，送厅机要室。

　　(三)厅机要室要及时将审核过的文稿送厅领导签发；厅领导签发后通知厅收发室编文号。

　　(四)厅收发室对已签发的公文进行编号、登记，并送厅文印室排版印刷，按要求封印、分发、寄送。可以在网上公开的公文，浙江省民政厅网站管理人员要及时将文件上传。

　　第三十七条 公文的校对工作由起草局处室负责。

　　第九章 公文签收、批办和管理

　　第三十八条 中央和省下发的文件由厅办公室专人负责签收、分发和管理。各局处室要指定专人负责公文的管理。

　　第三十九条 厅办公室机要、收发、信息督查三个岗位的工作人员共同负责公文(包括电子公文)的签收和管理。在收到公文(批示、信息)后，要及时对收文进行编号，认真填写《浙江省民政厅公文处理单》，并送厅办公室负责人提出办理意见。紧急公文应在送交时说明。

　　收文根据岗位不同分类编号，具体编号形式为：岗位+年份+收文序号。各岗位之间要加强衔接，避免重复编号和延误工作。

　　第四十条 经提拟办意见的公文，厅办公室按厅领导分工和各局处室具体职能呈递或批分。重要公文，送厅长或分管厅领导阅批。一般事务性公文可直接分送主管局处室办理。需两个以上处室办理的公文，由主办处室商其他有关处室办理。重要的或紧急的公文，厅办公室要限定办理时间。

　　第四十一条 实行跟踪、催办、查办制度。重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。普通公文的跟踪督办工作由厅办公室负责。厅领导批办的公文，由厅机要室送督查岗位的工作人员，督查岗位工作人员负责送交各有关处室和直属单位，并跟踪办理过程，督促按时办结。公文处理单及原文件在起草办理文件时附后，一并存档。密级公文以及厅领导有特殊交待的公文，由机要秘书负责跟踪督办。

　　第四十二条 各局处室对承办的公文，要严格按照规定的时限办理，不得延误、推诿。

　　第四十三条 密码电报由厅机要室签收，呈厅领导签批后交有关局处室办理。密码电报传阅或办理完毕要及时退厅机要室保管。

　　第四十四条 答复来电必须密电来密电复，明电来明电复。同一件事已发密电不准再发明电、打电话、发文件传递密电内容。

　　第四十五条 确定公文的秘密等级和紧急程度要严格遵守规定。秘密等级分绝密、机密和秘密。紧急程度分特提、特急、加急、平急。

　　第四十六条 中共中央文件一般不准翻印。如需翻印，须经原发文机关批准。

　　绝密文件不准翻印。如有特殊情况确需要翻印的，应当经密级确定机关、单位或者其上级机关批准。翻印时，应注明翻印机关、时间、份数和印发范围。

　　密码电报未经机要部门同意不得复印。

　　复制制发机关、单位允许复制的机密、秘密级秘密文件，应当经厅分管领导批准。复制的文件视同原文件进行管理。厅发密级文件一般不准翻印。如需翻印，须经厅办公室主任或副主任批准。其他文件，除公开发表的外，应按内部文件管理。

　　第四十七条 传递秘密公文，必须经省委机要局、机要通信局发送，不得利用非涉密计算机网络或普通传真机传输，不得通过普通邮政或非邮政渠道传送。秘密公文由厅机要秘书负责取送管理，特殊情况由厅办公室指派专人取送。

　　第十章 公文立卷、归档和销毁

　　第四十八条 公文办理完毕，应根据《中华人民共和国档案法》和省委、省政府、民政部有关规定，及时将定稿公文、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

　　第四十九条 卷内文件材料必须齐全、系统、准确，需说明情况的案卷，应在备考表中填写清楚。

　　第五十条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

　　第五十一条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

　　第五十二条 没有归档和存查价值的公文，经厅办公室主任批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由2人监销，保证不丢失、不漏销。

　　第五十三条 电子文档的管理参照纸质公文管理办法进行。电子公文接收由厅机要室负责，督查岗位工作人员配合。

　　第五十四条 厅文印室负责本厅公文电子文档的整理工作。属上行文的电子文档应及时发送至省政府办公厅及相关部门；文件稿上批注适宜向社会公布的下行文，其电子文档在印发纸质文件的同时发送到天宇网公告栏和浙江省民政厅网站，由网上日常维护人员审核上网；平行文视具体要求而定。

　　第五十五条 厅文印室每年年初应将上年度公文的电子文档交厅档案室保存。厅档案室应按照档案管理的有关规定，将电子文档用光盘等适合长期保存的介质存档。符合销毁条件的电子文档及其介质要及时进行销毁。

　　第五十六条 秘密公文的电子文档按照国家有关保密规定进行管理。

　　第十一章 附 则

　　第五十七条 法律(送审稿)、行政法规(送审稿)的制定、修改和废止，按国家的有关规定执行。

　　第五十八条 本办法由厅办公室负责解释。

　　第五十九条 本办法自印发之日起施行。