党政办公室

规章制度

浙江艺术职业学院档案工作管理制度
作者:院办 来源:本站原创 发布时间:2007-04-13 浏览:2259

浙江艺术职业学院档案工作管理制度

 

第一章   

 

一、为加强对学院档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,充分发挥档案信息资源的重要作用,更好地为学院各项事业的发展和建设服务,必须加强学院师生员工的“档案意识”和档案工作人员的“服务意识”,使全院各级、各部门和全体人员有章可循、有法可依,依法治档,从而推进学院档案工作的规范化、标准化、现代化建设。为此,依照《中国人民共和国档案法》、《艺术档案管理办法》和《浙江省实施〈档案法〉办法》及上级有关档案工作的规定,在原两校档案工作的基础上,结合学院实际,特制定本制度。

二、学院档案是记载和反映我院真实面貌的重要载体,是学院教职工长期奋斗的成果和智慧的结晶。档案的原始性具有不可替代的凭证法律价值;档案的知识性对于教学科研、党政管理等各项工作具有重要的借鉴参考价值。因此,档案工作是管理学院的重要基础工作之一,也是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志。

三、根据《中国人民共和国档案法》第十条的规定,本学院党、政、工、团,各系部处室(中心)及附中在教学与工作中形成的文字、图表、声像等不同载体的档案材料,均需上交院综合档案室内集中统一保管,任何部门与个人不得据为已有。

四、学院及职能部门要把档案工作提到执法的高度来认识,将档案工作列入各级管理部门议事日程,并作为教职工业务考核和奖评的一项内容。

五、院部、各系部处室(中心)及附中各设兼职档案员一名,负责本部门档案收集、整理,在规定的归档时间内向院综合档案室移交。归档内容详见《归档范围及保管期限》。

六、档案管理部门应严格执行国家、学院的有关规定,确保档案实体安全,严守档案秘密,大力开发档案信息资源,满足学院和社会的需要。

 

第二章  档案工作岗位职责制度

 

一、坚持四项基本原则,认真钻研档案业务和专业知识,不断提高思想水平和业务能力。

二、热爱档案工作,有高度保密意识,维护档案、确保档案的安全。

三、宣传贯彻执行《档案法》等国家、教育部和浙江省关于档案工作的法令、政策和规定,提高学院师生员工的档案法制意识。

四、服从领导分配,对工作认真负责、积极主动做好征集档案资料等工作,保质保量地按时完成所承担的各项工作任务。

五、树立全局观念,发扬团队协作精神,加强与系部处室(中心)、附中之间的协调。严于律已,宽以待人,团结互助,自觉维护档案室和学院的声誉。

六、树立服务意识,服务要热情、耐心、细致;熟悉本专业知识提高服务质量。

七、熟悉学院的沿革、变迁、概况、现行体制和机构设置,了解各机构的职能和工作任务,及时做好档案收集和整理工作。

八、熟悉库藏和家底,主动了解学院教学与工作对利用档案的需要,利用档案信息,主动为各部门提供有价值的档案信息。

九、对部门档案工作与兼职档案人员进行业务指导、督促检查和进行一定的业务培训。建议院部对为学院档案工作发展做出贡献,并有突出成绩者,给予一定的奖励;对危及档案安全或由于玩忽职守造成档案损失的,按情节轻重分别予以处理。

十、切实做好档案库房的防火、防盗、防光、防高温、防潮防尘、防鼠、防虫等安全工作;库房内严禁会客、吸烟;

十一、围绕学院中心工作,完成学院领导交办的其它任务。

 

第三章  档案接收移交制度

 

一、档案接收和移交工作必须制度化、规范化,使之成为全院上下的自觉行动。

二、档案归集时间与对象,一般为每年一次,各行政部门在每年的3-4月上交前一年的档案材料;教学及专业部门在每年的九月至十月上交前一学年的档案材料;重要活动及剧目排练、实践演出应在活动、排练结束后及时将须归档的一切材料上交院综合档案室;学籍管理档案在一届学生毕业后上交。

三、档案材料应注意完整、齐全和准确,重点是原始记录和第一手材料。要注意档案的系统与成套,如正件与附件;印件与定稿、草稿;请示与批复;转发文件与原件;围绕一件事物或一项活动的起因、过程与结果。移交档案时,移交人需同时提交“移交清单”一式两份,经档案人员验收后,双方签字,各执一份。

四、注意档案材料的安全,除妥善保管不遗失外,还要保持档案的清洁和整齐,不要造成破损与污染;不要使用大头针,也不要用浆糊或胶水粘贴,可使用订书针或回形针归合资料。

五、归档材料,书写一律使用十六开和A4纸张,并用钢笔(最好用碳素墨水),不能用圆珠笔和铅笔,凡不符合要求者应予退还。为便于案卷装订,书写时左边须留3公分空处。

六、归档材料要注明形成时间与作者。照片要求注明拍摄内容、时间、地点、活动名称、人物姓名、身份和拍摄者。会议记录要求注明主题、主持者、参加者人数和主要议题。

 

第四章  档案借阅利用制度

 

一、必须有效地利用档案信息资源,更好地为学院教学、科研和党政管理等各项工作服务,维护教职员工归档资料的合法权益。

二、工作人员要提高服务意识,对来查阅档案者要热情接待,耐心地提供优质服务。

三、学院教职员工因本职工作需要利用本人业务范围内的档案材料,在《查阅档案材料登记簿》登记后,由档案员审定即可;非本人业务范围内的档案利用,须经本部门领导签批。非财务人员需查阅财会档案,须经财务处领导签批。利用他人档案,须经本人同意。任何档案资料,一律只准查阅,不得外借。

四、学院人员需要利用机密档案,重要会议记录,须经院领导签批,办理查阅登记手续。只可查阅,不得外借。

五、院内人员或上级部门,确有特殊情况需借阅档案资料,必须经院分管领导批准,手续齐全,明确归还日期和违约责任,才能按规定办理借阅手续借阅。

六、外单位人员来查阅本院综合档案室材料,需持单位介绍信至院办公室,由院办负责人审批同意方可接待,只能查阅,不得外借,并酌情收费。外单位索要有关学院档案工作文件,须经院领导批准方能给予复印件和复制品。

七、查阅、借用档案的人员一律在查阅室等候和阅览,不得擅自进入库房。查阅者不得将查阅件带离查阅室。

八、查阅、借用档案材料必须保证档案的安全,爱护每页档案,不准涂改、污损、圈点、划杠、拆卷、摺迭、裁剪、撕页;阅览档案时不准吸烟和吃零食。

九、损坏或丢失档案材料,应及时报告追查,并视情节轻重根据有关规定给予一定处理和赔偿。

十、院综合档案室应及时、准确地掌握档案和资料的利用效果,不断改进档案利用工作。

 

第五章  安全保密制度

 

一、保守档案机密,维护档案的完整与安全,是每个档案人员的职责。必须确保档案机密不泄漏,严格做好档案保密工作。

二、档案室在办公室接待外来查档人员和立卷归档人员,未经许可不得进入库房。

三、档案接收、借阅与利用应严格遵守《档案接收移交制度》、《档案借阅利用制度》等有关规定进行。

四、属“秘密、机密、绝密”档案,登记编目时,必须在登记本备注栏内盖上“秘密”、“机密”、“绝密”等相应字样;涉密档案必须有专人管理,定点存放,其他人员不得私自接触。

五、未经批准,任何人员不得私自将档案携出,不得私自随意复印、摘抄档案内容,更不得传播不予公开和涉密的档案内容。

六、不得擅自销毁任何档案材料,销毁失去保存价值的档案必须严格按照上级有关规定登记造册,经学院档案销毁鉴定小组审查、报上级主管部门批准后,再定点销毁。

七、档案保管应遵守《档案库房管理制度》,确保档案实体安全。

八、档案室是机要重地,为确保安全,档案管理人员应做好日常档案室的安全工作,假期按学院规定安排人员值班,值班人员要忠于职守,确保档案的安全。

 

 

第六章  档案库房管理办法

 

一、档案库房是存放学院档案的重地,库房安全须责任到人,非库房管理人员,未经许可不得入内。

二、库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁堆放易爆、易燃、易腐物品和其它杂物。

三、每天定时测量、并记录库房内的温度、湿度。根据温、湿度计指示,决定开关空调器、去湿机,尽可能把库房内的温度、湿度控制在规定范围内。

四、每天下班前,必须切断库房电源,关好门窗、大门加锁,确保档案安全。

五、库房各室应经常清扫,适时通风,拉好窗帘防强光,保持清洁无灰尘。

六、档案柜内应放置驱虫和防霉药剂,发现虫、霉应及时处理。

七、档案室须配备灭火器,并定期检查消防工作,及时消除火灾隐患,确保可靠使用。

 

第七章  档案鉴定、销毁规定

 

一、在分管院长领导下,由院综合档案室和有关部门的人员共同组成鉴定小组进行档案保存价值的鉴定,提出销毁或延长保管期限的意见。

二、对于失去保存价值的档案资料由鉴定小组提出申请销毁报告,并附销毁档案清册一式二份(以便备查)。

三、鉴定小组人员根据销毁清册认真复核清点拟销毁的档案,无误后签字,院综合档案室和院办负责档案工作的领导审核后签字、加盖公章,报分管院领导及上级主管部门审批。

四、申请销毁报告及销毁清册由院综合档案室组卷归档。销毁档案时,由院综合档案室和上级有关部门共同派员送指定造纸厂现场监销。

 

第八章  档案统计管理规定

 

一、档案和档案工作统计是档案管理工作的重要组成部分,它必须真实反映了档案室工作实况,同时,为档案工作的科学管理与科学决策提供重要依据。

二、档案统计内容

1、国家、省档案局制发的《档案馆基本情况年报》须统计的项目;

2、按年度(学期)学院各门类档案的接收、整理上架、档案利用销毁等情况的数据。

3、按年度学院各立卷部门归档情况数据。

三、每年档案统计数据上报时间

1、各部门立卷归档情况统计12月31日前。

2、各门类档案的接收、整理上架、档案利用销毁等数据

统计,每年两次(即6月30日前,12月31日前)。

四、档案统计要求

1、档案工作人员(含兼职档案员)根据各自岗位职责,按上述统计内容与统计时间,认真负责,如实统计填报各类档案、档案工作情况和数据,不允许使用估计数,必须要做到帐、物相符。各系部处室(中心)及附中负责人汇总书面资料需经本部门主要负责人签字后报院综合档案室。

2、各系部处室(中心)、附中上报的档案统计数据由院综合档案室汇总,填报正式表格呈报。

3、院综合档案室上报的档案统计报表,应复印立卷归档保存。

 

第九章   会计档案管理办法

 

一、会计档案的归档范围是一个核算单位在会计核算过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算专业材料,不包括与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报告、统计资料及往来文书等材料。

二、财务部门每年形成的会计档案,都应按照归档要求,在次年六月底之前负责整理立卷或装订成册。

三、会计档案立卷后,可暂由本单位财会部门保存一年,于次年六月底前移交给院综合档案室。

四、移交会计档案时,要由财会部门编造移交清单。档案部门要根据移交清册认真核对清楚后,办理移交手续,交接双方和监交人需在移交清册上签名盖章。

五、撤销、关闭、停办、合并单位的会计档案,应随同本单位的其他档案一并移交给予有关单位,并按规定办理交接手续。

六、档案部门保管的会计档案,应保持原卷册的封装,不得随意拆封。如确需重新加工整理的,需报经分管院领导批准,会同财会部门共同拆封整理;重新整理装订后,双方应加盖印章。

七、会计档案的管理要做到安全。有专柜(箱)存放,不得与其它档案资料混放,更不得随意堆放,不得毁损、散失和泄密。

八、各种会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期二类。定期保管期限为3年、5年、10年、15年及25年。

各种会计档案的保管期限,从会计年终结后的第一天算起。

 

第十章   

 

一、档案工作管理制度(试行)从公布之日起执行。

二、原浙江艺术学校、浙江电影学校档案工作管理制度同时作废。

三、本制度由院办公室负责解释。

 

 

 

 

 

                           浙江艺术职业学院

                         二○○二年十一月一日