党政办公室

规章制度

浙江艺术职业学院公文处理规定
作者:院办 来源:本站原创 发布时间:2007-04-13 浏览:2207

浙江艺术职业学院公文处理规定

 

第一章                       

 

    第一条  为使浙江艺术职业学院公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高公文处理质量和效率,根据《国务院关于公布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》(国发[2000]23号)、浙江省人民政府办公厅《关于贯彻〈国家行政机关公文处理办法〉的意见》(浙政发[2001]5号)、《浙江省教育厅关于教育系统公文处理若干意见》(浙教办〔2001230号)以及浙江省文化厅关于印发《浙江省文化厅公文处理若干规定》的通知(浙文办[2002]3号),结合本院实际,特制定本规定。

    第二条  公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第三条  公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则,做到及时、准确、安全。

    第四条  公文处理必须严格执行国家保密纪律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

    第五条  浙江艺术职业学院办公室主管学院党、政公文处理工作,并指导各系部处室及群团组织的公文处理工作。

 

第二章                      公文处理及使用范围

 

    第六条  浙江艺术职业学院公文种类及使用范围如下:

    1.决定:适用于对重要事项或重大行动作出决策,奖惩有关部门或人员、学生。

2.通告:适用于公布院内各有关方面应当遵守或周知的事项。

3.通知:“通知”适用于下列事项:

依照法律、行政法规和上级指示,印发有关规定;

要求各系部处室办理、周知或者执行的事项;

转发上级机关、同级机关及不相隶属机关的文件。

4.报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复查询、请求备案的事项。

5.请示:适用于向上级机关请求指示或者批准的事项。

6.意见:适用于对有关重要问题陈述看法、作出安排、  提出见解和处理办法。

7.函:适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问或答复有关问题,批准有关事项;向有关主管部门请求批准;告知有关机关、团体、单位商洽办理或同意有关事项等。

8.会议纪要:适用于记载、传达有关会议精神和议定事项。

 

第三章                     公文格式

第七条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1.        涉及和国家秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,并标明“保密期限”。

2.        紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

3.        发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成,如“浙江艺术职业学院文件”。

4.        发文字号由机关代号、年份、序号组成;联合行文,只标明主办机关发文字号。机关代号应使用单位全称或规范化的简称;年份应标全称,用六角中括弧“〔〕”;序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。

5.        上行文必须在首页标明签发人姓名,签发人必须是单位或部门“一把手”,或主持工作的负责人。

6.        公文标题一般应当标明发文机关名称,要准确简要地概括公文的主要内容并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题转行时不能把词组分开。

7.        主送机关指公文主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。请示忌多头主送或主送领导个人。

8.        公文如有附件,应当在正文之后,成文日期之前注明附件顺序和名称,其名称应当与附后的材料名称一致。附件的位置应标在正文下空一行,空两格;多个附件要用阿拉伯数字区分,标注附件要具体,附件后面不用标点符号。

9.        成文日期不能与拟稿、印发日期混淆,成文日期应以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

10、公文除“会议纪要”和简报以外,应当加盖学院印章。加盖印章应直接盖在成文日期之上,不用标上名称。

11、公文如有附注(需要说明的其他事项),应当用括

弧标注,其位置在成文日期和印章之下,版记之

上。

12、公文应当标注主题词。上报公文应当按照上级机

关制定的《公文主题词表》标注主题词。标主题词

应遵循以下步骤:认真审读文稿;分析主题;查表

选词;注入标语。

13、抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化的简称、统称,并根据规范要求按序排列。抄送机关是先外后内,先大后小,中间用逗号,后面加句号。例如党委、人大、政府、政协、企事业单位等。

 

第四章    行文规则

 

第八条  行文应当确有必要,注重效用,坚持少而精。

第九条  行文关系应按照隶属关系和职权范围确定。

第十条  行文一般不得越级,应当逐级上报,逐级下达。因特殊情况必须越级行文时,应当抄报、抄送被越过的机关。

第十一条  浙江艺术职业学院各处室除办公室外,不得制发文件,也不得审批下达一些应该以学院名义审批下达的事项;与相应的其他机关、单位进行一般性业务工作联系,确需行文时,只能以“函”的形式行文。

    第十二条  学院向各系部处室下发具有政策和普遍指导意义的文件,重要行文应同时抄送上级机关。

    第十三条  “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

    第十四条  除上级机关负责人直接交办的事项外,一般不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

 

第五章    收文办理

 

    第十五条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。报送学院的各类公文由办公室归口受理。

    第十六条  凡署名送达浙江艺术职业学院和学院办公室的公文函件,由院办公室文秘人员拆封、登记;凡署名送给学院党委的函件,由机要秘书拆封、登记;凡署名送给处室的公文函件,由处室拆封、登记。院内各系部处室一般不直接给院领导个人报送公文,院领导直接收到的公文函件,应送办公室统一登记,如果确需以学院名义答复、办理的,应批交办公室办理。

    第十七条  收到需要办理的文件,院办公室主任应签送院领导批示后交有关处室办理;各处室对经院领导批办的收文要抓紧办理,不得延误、推诿。有关处室如认为不属本处室职责范围内的,应说明理由并提出建议,在交办后的一个工作日内及时退回院办公室重新注办,不得积压。

    第十八条  对院领导注阅的收文,如需其他院领导或处室传阅的,有关领导和有关处室阅完文件后,应注明阅件人及阅件时间,以便备查。阅件不得横传,避免漏传、误传。

 

第六章                      发文办理

 

    第十九条  发文办理指以学院名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

第二十条  草拟公文应当做到:

1、     情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理

   分明,语句通顺,字词规范,标点正确,篇幅力求

   简短。

2、     公文种类应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。

3、     拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

4、     人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

5、     结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

6、     应当使用国家法定计量单位。

7、     文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    第二十一条  拟稿人、主办处室负责人、学院办公室核稿人均应按程序分别在“发文稿”相应栏目中亲笔签署姓名及其日期。以院党委名义发文必须由党委书记(或主持工作的党委领导)签发;以学院名义发文必须由院长(或主持学院工作的院领导)签发;以院办名义发文必须由院办主任(或主持院办工作的负责人)签发。

第二十二条  各处室要高度重视公文核签工作。在审理公文时,要切实负责,既不失职,又不越权,严格审核,认真把关,按规范要求明确签署审核意见,切忌流于形式。经处室负责人审阅过的发文稿,应当符合本办法的规定,做到政策依据充分,建议措施可行,表态意见适度,处置方案得当。

第二十三条  公文在送院领导签发前,院办公室要认真对公文处理程序和“发文稿”进行全面审核。未经办公室审核的公文院领导不予签发。院领导审定并签发后,整套退回办公室,如领导未予签发,需批注有关意见,退回院办公室按要求办理。

第二十四条  公文承办和审核过程中填写的“发文稿”以及其他有关材料,应完整地一起运转,不得将记录承办程序、具体时间、审阅意见的凭据随意涂改或抽取撤消。

第二十五条  所有以浙江艺术职业学院党委、浙江艺术职业学院、浙江艺术职业学院办公室名义的发文,按规定权限签发后,统一由院办公室负责编号。

 

第七章                      公文运转和督办

 

    第二十六条  公文运转顺序依照公文承办程序确定,公文运转程序由院办公室组织指导。凡报送院领导审批、审阅的各类公文,由院办公室统一归口呈送、转退。

    第二十七条  在公文运转过程中,严格履行登记、签收手续,做到有据可查、责任分明。签收文件,要签注收件人姓名和具体日期。

    第二十八条  严格执行督促检查制度。院办公室应根据缓急程序、承办时限要求,对承办情况进行督促检查,及时催办。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

 

第八章                      公文校印和发送

 

    第二十九条  公文正式印制前,承办处室进行终校,校对人员要严格通校文字、标点及公文格式,做到准确无误,并在终校后签署姓名。院办公室应当进行复核。复核重点是:审批、签发手续是否完备;附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。未经办公室复核,文印部门不得给予印制。

    第三十条  办公室复核后,送文印部门印制。公文印制应当工整端庄,按规定格式和工序排印,做到及时、规范、安全。

    第三十一条  公文应当加盖印章。院办公室按照规定的公文签发权限和主送、抄送(抄报)、存档需要份数严格盖印。签发手续不完备或不符合规定格式、印制质量要求和多余份的,不得盖印。

第三十二条  为便于公文立卷归档备查,所有发文由办公室留存两份,主办处室留存一份,重要发文报送院领导。

 

第九章                      公文用纸及使用规范

 

第三十三条  公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订,装订区内不得书写。

 

第十章                      附则

 

    第三十四条  浙江艺术职业学院公文由院办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

    第三十五条  浙江艺术职业学院各系部处室要结合实际,努力提高公文处理的质量和效率。

    第三十六条  本规定由浙江艺术职业学院办公室负责解释。

    第三十七条  本规定自发布之日起施行。此前有关规定与本规定不一致的,以本规定为准。

 

                               

                               浙江艺术职业学院

                                 二○○二年三月