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浙江艺术职业学院教学档案管理细则
作者:教务处 来源:本站原创 发布时间:2006-09-03 浏览:6315

浙江艺术职业学院教学档案管理细则

 

教学档案工作在学院档案工作中处于极为重要的位置,是学院重要工作之一。为加强学院教学档案的管理工作,充分发挥教学档案在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,更好地为教学的发展服务,并为今后考核教学工作提供档案依据,特制定本管理细则。

 

一、教学档案管理工作的基本原则

(一)教学档案是反映学院教学水平和教育质量的重要标志之一,是学院档案的主体和重点。

(二)在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像等资料均属教学档案。

(三)教学档案必须要确保完整、准确、系统和安全,便于查阅使用。

(四)教学档案是教学管理的重要组成部分,应在教学工作计划、教学管理制度、管理人员岗位责任中有相应的体现。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求、检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况、评审鉴定教学质量(教材、毕业设计与论文、优秀教学成果等)与审查验收档案材料、上报评审材料(教师考核晋升、学生毕业等)与学院档案部门出具归档证明应有相应的同步要求。

(五)各系部应明确一名领导分管教学档案工作,确定教学秘书或教务员负责系部的教学档案整理保管。按学院要求向有关部门移交相关档案。

(六)努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变,逐步实现现代化管理。

 

二、教学档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1、归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学院发展有长远参考价值和凭证作用。

2、归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3、归档的教学文件材料,必须保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的系统性特点。

(二)归档的主要内容和重点

1、归档的主要内容包括综合管理、教学基本信息、专业与课程建设、招生、学籍管理、教学质量监控、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等方面,具体范围见附件。

2、归档的重点是系部在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

 

三、教学档案的收集与归档流程

(一)形成与积累

1、各系部在学年(学期)布置工作时,同时向教研室、教学办公室等部门和相关人员布置形成积累教学档案材料的任务。

2、各系部有关人员按材料类别分别积累教学档案材料,并定期整理。

3、归档的教学材料必须字迹工整、格式统一、签字手续完备。

4、教学档案一般归档两份,重要的教学文件材料,各系部根据实际情况,酌加副本。

(二)整理建档

1、根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于查阅使用进行建档。原则上相同内容的材料组成一卷(盒),便于使用。同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷(盒);也可以根据材料的内在联系,对内容单一、材料较少者合组成一卷(盒)。

2、建档材料应加制封面,注明标题、责任者、编制时间、保管期限及归档单位。卷(盒)内原则上建立材料目录,以便查找。卷(盒)上应标注编号,完整填写相应的栏目。

3、各种文字材料大小均为A4,图件按此规格折叠。

4、不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管,但需填写与文字材料一致的卷(盒)编号。

5、属专项档案的材料,已归于其他类档案的,应在教学建档的相应卷(盒)内注明去向或复制相应材料。

6、打印件的建档材料,需附有与之内容相符的电子文档,以便永久保存和利用。

7、属手写的文字材料,填写过程中一律使用钢笔,并使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水,不得复写。

 

四、教学档案工作岗位职责

(一)系部主管领导职责

1、制定和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,并监督各部门执行。

2、加强与学院有关职能部门的联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

3、对本系部管理人员和教学档案管理人员提出具体要求,并帮助他们解决一些实际困难。

(二)系部教学档案管理人员职责

1、做好系部教学建档材料的形成积累工作。

2、督促有关人员按时上交教学建档材料。

3、将收集、积累的文件材料整理组卷(盒),做到组卷(盒)合理、编目清楚、标题准确、装订整齐;及时向学院有关职能部门移交应交档案。

4、做好存放在系部的教学档案保管、使用等工作。

(三)系部教研室主任职责

1、负责收集教研室的教学文件、集体备课记录、试卷、毕业设计(论文)等,完整填写相应信息,向系部教学档案管理人员移交。

2、督促本教研室教师向系部上交各种业务档案。

 

附件:教学档案归档目录


教学档案归档目录

 

序号

分 类 内 容

保存

期限

保存单位

1

教学综合

 

 

1.1

上级教育主管部门下达的政策性、指导性文件及有关规定

长期

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1.2

学院相关的政策、文件及有关规定

长期

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1.3

教学基本建设的各种规划

长期

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1.4

各学期教学工作计划、总结

长期

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1.5

系部有关教学的会议记录

长期

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1.6

系部投入教学的经费统计表及相关材料(含对新办专业的经费投入,每年统计一次)

长期

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1.7

系部组织迎评创建工作材料(含迎评机构设置、迎评创建计划等)

长期

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1.8

系部教学机构设置(相关文件)

长期

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2

规章制度

 

 

2.1

学院、教务处等部门发的有关教学的条例、制度、规定

长期

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2.2

系部根据学院有关教学文件所制定的实施细则

长期

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3

专业建设

 

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3.1

系部专业一览表(分阶段各列表统计)

长期

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3.2

各专业人才培养目标、培养规格、培养方式与途径的有关材料

长期

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3.3

重点专业、课程建设、教材建设、教学改革项目材料(含项目申报、任务书、成果、鉴定报告等材料,分级统计列表)

长期

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4

质量监控

 

 

4.1

院、教学质量监控制度及相关文件

长期

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4.2

系部领导、教师听课评课记录

长期

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4.3

教学信息反馈制度及相关材料(教学信息员制度等及工作情况、对各方反馈意见的整改措施落实情况,及效果)

长期

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4.4

新开课、公开课相关材料(相关规定、执行情况等)

长期

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4.5

期初、期中、期末教学检查及总结等材料

长期

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4.6

学生评价教师教学质量结果材料

长期

各系部

4.7

教学管理软件、硬件配备、使用情况

长期

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5

课程教学

 

 

5.1

课程教学有关的条例、制度、规定(如课堂教学规范、调、停课制度、课程辅导作业规范、实践性环节教学规范、课程考核规范等)

长期

 

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5.2

教学大纲汇编、实践(实习)教学大纲汇编

长期

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5.3

课程简介汇编

长期

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5.4

系部每学期开设课程统计(必修课、选修课分别统计)

 

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5.5

学期教学任务书

长期

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5.6

学期授课计划

长期

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5.7

实践教学活动计划、总结及相关材料

长期

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序号

分 类 内 容

保存

期限

保存单位

6

试卷

 

 

6.1

考后试卷

保存到学生毕业离校后三年

各系部

6.2

各学期课程的空白AB试卷样卷及参考答案等

长期

各系部

6.3

课程试卷审核分析表等

长期

各系部

6.4

其他考核方式的材料

长期

各系部

7

毕业论文(设计)、毕业实习

 

 

7.1

毕业论文(设计)管理条例、规范及相关质量监控材料

长期

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7.2

毕业论文(设计)工作计划及选题、答辩安排

长期

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7.3

指导教师情况统计表及教师毕业论文(设计)、毕业实习指导工作记录本

长期

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7.4

毕业论文(设计)成绩汇总表

长期

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7.5

学生毕业论文(设计)及相关材料(封面、目录、论文、毕业论文(设计)任务书、评语、答辩记录)

长期

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7.6

毕业论文(设计)总结及推优材料

长期

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7.7

优秀毕业论文(设计)汇编

长期

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7.8

毕业实习管理条例、规范及相关质量监控材料

长期

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7.9

毕业实习工作安排及检查材料

长期

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7.10

毕业实习情况汇总表

长期

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7.11

指导教师情况统计表

长期

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7.12

毕业实习总结

长期

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7.13

学生毕业实习手册

长期

各系部

8

教学人员信息

 

 

8.1

教职工名册(每年统计一次)

长期

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8.2

专任教师基本情况表(每年统计一次)

长期

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8.3

师资队伍结构状况表(每年统计一次)

长期

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8.4

有硕士、博士学位教师信息表(每年统计一次)

长期

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8.5

在编教授、副教授信息表(每年统计一次)

长期

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8.6

在编高级职称教师信息表(每年统计一次)

长期

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8.7

专业负责人基本情况表

长期

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8.8

特殊聘任的教师信息表、各专业指导委员会委员信息表、学校聘请的专家委员信息表及相应聘书复印件

长期

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8.9

师资流动情况统计(每年统计一次)

长期

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8.10

外聘教师信息表(每年统计一次)

长期

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8.11

教学管理人员队伍结构状况表(每年统计一次)

长期

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9

学生信息

 

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9.1

在校生名册

长期

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9.3

学生人数统计表(分专业、年级、男、女等,每年统计一次)

长期

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序号

分 类 内 容

保存

期限

保存单位

10

授课安排

 

 

10.1

各学期班级课表

长期

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10.2

教师个人课表

长期

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10.3

多媒体授课课程及统计表(含课程名、课件来源、授课教师、专业年级、人数、教室、必修课用多媒体授课占必修课比例、选修课用多媒体授课占选修课比例等,每年统计一次)

长期

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10.4

系部开设选修课一览表(含课程名、授课教师名、选修学生人数、开出时间、学时等,每年统计一次)

长期

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10.5

系部开设各类讲座一览表(每年统计一次)

长期

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10.6

实践性课程一览表(每年统计一次)

长期

 

11

教学成果及效果

 

 

11.1

系部、教研室等集体获奖材料

长期

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11.2

教师获奖(荣誉)统计(院级以上)及材料(按不同类别、级别分开统计)

长期

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11.3

教研、科研立项课题一览表(按不同类别分开统计,每年统计一次)

长期

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11.4

教师发表论文一览表、教师正式出版教材一览表(每年统计一次)

长期

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11.5

学生各学期成绩表

长期

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11.6

学生专业技能等级证书、统计表

长期

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11.7

学生毕业率统计表

长期

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11.8

学生体育合格率统计表(分专业,每年统计一次)

长期

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11.9

学生专升本情况统计表(报考率、录取率,每年统计一次)

长期

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11.10

学生获院级以上优秀毕业设计(论文)一览表

长期

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11.11

获校级以上各类竞赛奖一览表(按级别分类统计,每年统计一次)

长期

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11.12

学生发表论文一览表(每年统计一次)

长期

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11.13

学生实践、创新能力效果统计表

长期

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11.14

对毕业生等人才培养质量的社会评价材料

长期

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12

教材

 

 

12.1

教师自编教材材料

长期

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12.2

选用获奖教材、国家级重点及省部级以上规划教材一览表(每年统计一次,统计中应包含有使用以上几种教材占所有教材的比例等数据);

长期

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12.3

选用近三年出版的教材统计表

长期

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12.4

每学期教材预订表

长期

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13

学籍及学籍异动

 

 

13.1

学生入学基本情况材料

长期

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13.2

学生学籍异动记录

长期

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13.3

学生奖惩记录

长期

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14

教师工作情况

 

 

14.1

工作量记录(每年统计一次)

长期

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14.2

教师考勤记录(每年统计一次)

长期

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14.3

教师奖惩记录

长期

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15

其他教学文件和资料